Nos dias de hoje, seja qual for o tamanho ou ramo de atuação da empresa, a utilização de softwares é indispensável. Ora para o controle orçamento, ora para desenvolvimentos de projetos, passando por todas as áreas da organização. Desde o RH à direção. Nesse sentido é importante para o bom fluxo de trabalho da empresa, que a mesma esteja alinhada no uso dos recursos tecnológicos que necessitam no dia a dia de trabalho, desse modo, o departamento de TI ou o setor responsável pela aquisição dessas ferramentas, necessitam ter a sua disposição todas as informações necessárias para o bom desempenho do empresa no mercado e deve cuidar para que um padrão de qualidade e desempenho seja estabelecido, proporcionando a toda equipe, produtividade e sucesso na realização de suas funções.
Mas por que a padronização de softwares é importante? Quais os benefícios que ela oferece?
Desde o uso de softwares básicos até os de maior complexidade, devem ser padronizados. O uso diferenciado de correios eletrônicos, editores de texto e planilhas por exemplo, pode causar transtornos na hora do compartilhamento de informações com outras empresas e pessoas. E é ai que entra a padronização. Ela é importante para organizar o trabalho e manter a boa organização da instituição.
Manter os softwares nos padrões do mercado pode evitar inúmeras situações indesejáveis, como o arquivo não ser lido pelo destinatário, instituições bancários ou mesmo orgãos governamentais. Vale lembrar, que ainda que tudo esteja padronizado é preciso que a equipe esteja sempre atualizada com possíveis mudanças ou atualizações referentes a esses softwares, algo que acontece corriqueiramente com o avanço da tecnologia e que essas mudanças sejam difundidas dentro da empresa, para que todos trabalhem no mesmo ritmo.
Entre os benefícios da padronização dos softwares dentro de uma empresa temos:
– Diminuição de gastos;
– Maior controle da equipe de TI na administração desses recursos;
– Redução de perdas na execução das atividades;
– Maior produtividade e alinhamento do trabalho;
– Processos mais transparentes e seguros;
– Atualizações dos recursos de modo igual para todos os usuários.
A padronização de software também é importante para que as empresas não corram risco de serem auditadas pelo fabricante de softwares que elas venham utilizar de forma pirata. Cabe lembrar, que nesse caso a perda financeira é inevitável, além de todo o transtorno que uma auditoria pode causar. Mesmo assim, muitas empresas optam pelo uso de softwares piratas e que podem causar danos financeiros e jurídicos a sua empresa.
